Mandat du comité de gestion des risques
Intact Corporation financière et ses sociétés d’assurance de dommages canadiennes (conjointement appelées la « société »)
I. Rôle
Le comité de gestion des risques (le « comité ») est un comité du conseil d’administration de la société (le « conseil »). Il épaule le conseil dans les fonctions de supervision qu’exerce celui-ci à l’égard de la gestion de la société et de ses filiales (le « groupe ») afin de créer un avantage concurrentiel durable en intégrant la politique de gestion des risques d’entreprise au complet à l’ensemble de la planification commerciale et stratégique du groupe ainsi que des activités de celui-ci, y compris ses caisses de retraite.
Le comité définit l’appétit pour le risque du groupe tout en surveillant le profil de risques et la performance du groupe par rapport à son appétit pour le risque.
Le comité supervise également la détermination et l’évaluation des principaux risques auxquels le groupe est exposé et l’élaboration de stratégies en vue de les gérer. Les principaux risques comprennent le risque stratégique, le risque d’assurance, le risque financier et le risque opérationnel.
Le comité veille à la conformité des politiques en matière de gestion des risques mises en place par le groupe et s’assure d’un équilibre approprié entre les risques et le rendement dans le but d’atteindre les objectifs stratégiques du groupe.
II. Membres du comité
1. Nombre
Le conseil nommera au moins trois de ses membres au comité sur la recommandation du comité de révision de gouvernance et de durabilité.
2. Composition et compétences
Le comité se compose d’administrateurs « indépendants » au sens défini à l’occasion dans les lois pertinentes, lesquels ne font pas partie de la haute direction du groupe.
Tous les membres du comité doivent posséder des connaissances suffisantes en matière de gestion des risques des institutions financières, au sens défini dans les lois applicables, ou ils doivent être disposés et capables d’acquérir ces connaissances dans un délai raisonnable après leur nomination.
En outre, la composition du comité et les compétences de ses membres seront conformes aux exigences supplémentaires qui peuvent être imposées par les lois applicables et les pratiques exemplaires établies par le conseil.
3. Président
Le conseil nommera chaque année un président parmi les membres du comité. Si, au cours d’une année donnée, le conseil ne nomme pas de président, le titulaire actuel du poste poursuivra son mandat jusqu’à la nomination d’un nouveau président. Si le président n’est pas en mesure ou refuse
d’accepter le mandat pour quelque raison que ce soit, le conseil pourra nommer un autre président à titre intérimaire ou permanent. Le président est tenu d’exercer ses fonctions conformément au présent mandat. Le président du conseil ne peut présider le comité.
4. Durée du mandat
Chaque membre du comité sera nommé annuellement par le conseil et assumera son mandat au gré du conseil ou jusqu’à la nomination de son successeur.
5. Retrait et postes vacants
Un membre du comité peut être remplacé à tout moment par le conseil et cessera automatiquement d’être un membre du comité dès qu’il le quitte. Le conseil pourvoira les postes vacants en nommant des membres du conseil au comité. Lorsqu’un poste devient vacant, les membres restants peuvent exercer tous les pouvoirs du comité tant qu’il y a quorum.
II. Processus et fonctionnement
1. Réunions
Le comité tient des réunions au moins quatre fois par année et plus, si nécessaire.
Le comité se réunira également à l’occasion avec le comité d’audit de la société, si nécessaire, pour exécuter leurs mandats respectifs.
Les personnes suivantes peuvent en tout temps convoquer une réunion du comité :
- le président du comité;
- le président du comité des risques des filiales de la société au Royaume-Uni;
- le chef de la gestion des risques du groupe.
2. Réunions privées du comité et réunions privées avec les membres de la direction
Après chaque réunion, les membres du comité se rencontrent en privé en l’absence de la direction.
Après chaque réunion ordinaire, le comité tient une rencontre à huis clos avec le chef de la gestion des risques du groupe et tout autre membre de la direction qu’il doit rencontrer dans le cadre de son mandat. Le comité peut rencontrer en privé les membres de la direction après chaque réunion non régulière. Le comité peut également rencontrer tout autre employé du groupe s’il y a lieu.
3. Quorum
Le quorum de toute réunion est atteint lorsque la majorité simple des membres du comité est présente.
4. Présentation de rapports au conseil
Après chaque réunion, le comité fait rapport des questions qu’il a examinées au conseil.
IV. Fonctions et responsabilités du comité
1. Gestion des risques
Le comité supervise les politiques et les procédures de gestion des risques du groupe, lesquelles permettent de repérer les principaux risques, tout en surveillant la mise en œuvre des systèmes et processus appropriés pour la gestion de ces risques et la conformité du groupe à ces politiques et procédures.
Le comité surveille, examine et périodiquement (à moins d’indication contraire) approuve ou recommande au conseil ce qui suit aux fins d’approbation :
- au moins une fois l’an, examine la politique de gestion des risques de l’entreprise, y compris le cadre d’appétit pour le risque correspondant, et recommande des changements au conseil aux fins d’approbation;
- analyse les risques de marché et économiques auxquels le groupe peut être exposé;
- au moins une fois par année, revoit et recommande au conseil les politiques de placement de la société aux fins d’approbation, et surveille le rendement des placements sur une base trimestrielle;
- au moins une fois par année, examine la gestion des risques et des actifs et passifs des caisses de retraite des employés du groupe, et approuve l’énoncé des politiques et des procédures de placement (EPPP);
- au moins une fois par année, examine et approuve les politiques de gestion des risques considérables autres que la politique de gestion des risques de l’entreprise;
- revoit annuellement l’évaluation interne des risques et de la solvabilité de la société faite par la direction (politique ORSA);
- revoit les rapports trimestriels sur les risques, y compris les tests de résistance périodiques;
- examine de temps à autre les exigences en matière de capital réglementaire et évalue les répercussions ainsi que les tendances connexes;
- une fois l’an et sur une base continue, analyse et évalue les principaux risques liés aux plans d’affaires et aux nouvelles initiatives du groupe;
- revoit les programmes de réassurance du groupe;
- revoit avec l’actuaire désigné le Rapport sur la situation financière;
- examine la gestion des risques climatiques;
- revoit, approuve ou recommande au conseil aux fins d’approbation tout autre aspect lié à la gestion des risques du groupe.
Le comité exerce ses fonctions toujours dans le but de déterminer, d’évaluer et de gérer efficacement les principaux risques du groupe et les cibles de risques pour ces principaux risques, ainsi que de surveiller toute exposition au risque lorsque les cibles désignées sont dépassées. Si le comité le juge approprié, le comité prend les mesures qui s’imposent pour rajuster les cibles et rectifier les dépassements.
Le comité exerce également ses fonctions en vue d’adopter de solides systèmes et processus de gestion des risques tout en assurant un équilibre entre les risques que prend en charge le groupe et toute occasion d’affaires que cerne ce dernier.
2. Fonction de gestion des risques
Le comité examine et approuve les structures organisationnelles de la fonction de gestion des risques du groupe.
Le comité :
- examine et recommande au conseil aux fins d’approbation la nomination, l’évaluation ou, selon le cas, la cessation d’emploi du CGR;
- périodiquement, examine et approuve le mandat lié à la fonction de gestion des risques ainsi que le mandat du CGR;
- obtient annuellement l’assurance que la fonction de gestion des risques dispose de l’indépendance, du budget et des ressources nécessaires pour s’acquitter de son mandat; à cette fin, il rend compte au conseil de toute préoccupation connexe;
- étudie les résultats des enquêtes ou inspections réglementaires régulières et spéciales périodiquement menées en matière de gestion des risques ou comportant des commentaires concernant un risque considérable, y compris les réponses et recommandations de la direction en vue d’assurer l’efficacité et la pertinence de la fonction de gestion des risques;
- revoit annuellement les objectifs du CGR et des membres de la haute direction chargés de la gestion des risques;
- analyse annuellement l’efficacité de ces fonctions et s’assure qu’elles sont périodiquement revues et évaluées par une ressource indépendante; et
- obtient l’assurance de la part du CGR que la supervision des activités de gestion des risques du groupe (i) n’est aucunement liée à la gestion opérationnelle, (ii) dispose de ressources suffisantes et (iii) jouit du statut et de la visibilité qui s’imposent dans tout le groupe.
3. Conformité aux politiques en matière de gestion des risques
Le comité :
- examine, au moins une fois par année, la conformité du groupe à la politique de gestion des risques de l’entreprise, ainsi qu’à ses politiques et programmes en matière d’appétit pour le risque et de gestion des risques;
- analyse les programmes de contrôle des risques et reçoit des rapports trimestriels sur les activités liées à celui-ci, y compris sur le contrôle des limites de tolérance au risque, des tests de résistance et des risques de placement;
- revoit la manière dont les exceptions importantes aux politiques sont établies, surveillées, mesurées et contrôlées; et
- étudie et accepte les mesures correctives à prendre en cas de manquements à ces programmes et politiques.
V. Accès à des consultants indépendants
Le comité peut, aux frais de la société, retenir les services de consultants indépendants, ou mettre un terme à leur mandat, s’il le juge nécessaire ou souhaitable pour l’exécution de ses fonctions.
En cas de divergence d’opinions entre les membres du comité ou avec la direction relativement au recours à ces consultants, le conseil peut trancher sur le sujet ou en charger le comité de gouvernance et de durabilité.
VI. Délégation
Le comité peut désigner un sous-comité ou des personnes qui examineront toute question que le comité peut déléguer dans la mesure prévue par la loi.
VII. Autoévaluation
Le comité examine et analyse annuellement les rapports d’évaluation de la compétence du comité, de son président et de chacun de ses membres.
VIII. Mandat du comité
Sur une base annuelle ou lorsqu’il peut être autrement requis de le faire, le comité examine ce mandat et recommande au conseil toute modification à y apporter.
Approbation définitive accordée par le conseil d’administration d’Intact Corporation financière et de ses filiales d’assurance de dommages canadiennes le 1er août 2023.