Le conseil d’administration d’Intact Corporation financière (le « conseil ») et la direction encouragent l’interaction avec les actionnaires et croient en l’importance de communiquer directement avec eux d’une façon régulière et constructive afin de permettre et de favoriser un dialogue ouvert et les échanges d’idées. Pour faciliter une telle communication, la présente politique dresse les grandes lignes sur la façon dont le conseil peut communiquer avec les actionnaires et vice versa, ainsi que les méthodes d’interaction entre la direction et les actionnaires.
- Comment le conseil et la direction communiquent-ils avec les actionnaires?
1.1 Le conseil
Intact Corporation financière (la « compagnie ») est déterminée à interagir directement avec les actionnaires de façon régulière et constructive pour leur permettre et les encourager à exprimer leurs points de vue sur les questions de gouvernance et de les communiquer au conseil à d’autres occasions que lors des assemblées annuelles. Par l’intermédiaire de la circulaire de sollicitation de procurations de la direction, le conseil communique annuellement de l’information sur lui-même et sur chacun des administrateurs, ainsi que sur les pratiques de gouvernance d’entreprise et de rémunération des membres de la haute direction.
Le conseil encourage les actionnaires à participer aux assemblées annuelles de la compagnie, de même qu’aux réunions informelles qui se tiennent, au besoin, durant l’année. Chaque candidat à un poste d’administrateur doit assister à l’assemblée annuelle, en l’absence de motif valable. Lors de chaque assemblée annuelle, les présidents de tous les comités du conseil pourront répondre aux questions des actionnaires. Le conseil encourage les actionnaires à participer à l’assemblée annuelle de la compagnie puisqu’il s’agit d’une excellente occasion de discuter de la compagnie, de sa gouvernance et d’autres questions importantes.
Des renseignements détaillés sur le conseil, son mandat, ses comités et leurs mandats, ainsi que sur les administrateurs se trouvent sur le site web de la compagnie.
1.2 La direction
La direction communique avec les actionnaires de différentes façons, la première étant par l’intermédiaire de l’équipe de Relations avec les investisseurs, qui communique quotidiennement avec eux. D’autres moyens de communications avec les actionnaires incluent le rapport annuel, la notice annuelle, les rapports trimestriels, la déclaration annuelle, les communiqués de presse, le site web, les présentations à des conférences destinées aux investisseurs et à l’industrie de l’assurance et autres réunions. De plus, nos conférences téléphoniques sur nos résultats trimestriels sont ouvertes à tous et nos assemblées annuelles ont lieu à différents endroits au Canada afin de donner à tous nos actionnaires l’occasion d’y participer.
Les principaux porte-parole auprès des actionnaires et des investisseurs sont :
- le chef de la direction;
- le premier vice-président à la direction, Gouvernance et gestion de capital;
- le premier vice-président et chef des finances; et
- le vice-président, Relations avec les investisseurs.
Ceux-ci rencontrent régulièrement les représentants des investisseurs pour discuter des résultats financiers et du rendement de la compagnie.
- Comment les actionnaires peuvent-ils communiquer avec le conseil et la direction?
2.1 Le conseil
Entre les assemblées annuelles, la compagnie soutient un processus ouvert et transparent permettant aux actionnaires de communiquer avec le conseil, y compris avec les présidents des comités du conseil, par l’entremise du bureau du secrétaire de la compagnie.
Le conseil encourage les actionnaires à être précis dans leurs communications de sorte qu’elles soient acheminées aux personnes concernées et traitées de manière efficiente et efficace.
Le conseil a désigné le secrétaire comme responsable de la réception et de l’examen des communications et des demandes de réunion présentées aux administrateurs. Le secrétaire détermine si la communication reçue doit être acheminée au conseil ou traitée par la direction.
Le conseil a le droit de refuser une demande de réunion pour toute raison qu’il juge suffisante, y compris lorsque les sujets proposés ne sont pas appropriés et afin de limiter le nombre de telles demandes de réunions à un niveau raisonnable et de les prioriser en fonction des intérêts de tous les actionnaires. Le président du conseil déterminera quels administrateurs assisteront à de telles réunions. Les sujets sur lesquels il convient pour le conseil de se pencher et de communiquer avec les actionnaires comprennent :
- la structure et composition du conseil;
- le rendement du conseil;
- le rendement du chef de la direction;
- la rémunération de la haute direction;
- la planification de la relève;
- les pratiques de gouvernance d’entreprise et de divulgation d’information;
- les décisions stratégiques importantes; et
- le rendement global de la compagnie.
Si la direction reçoit une question dont le conseil devrait être au fait, l’information est transmise au secrétaire pour examen avant d’être communiquée au conseil.
Le conseil s’efforce de répondre à toute correspondance appropriée dans un délai raisonnable. Tous les trimestres, le secrétaire rend compte au comité de révision de conformité et de gouvernance d’entreprise de toutes les communications acheminées au conseil et analyse toutes les réponses concernant les questions de gouvernance d’entreprise.
Les actionnaires et les autres parties prenantes de la compagnie peuvent communiquer avec le conseil par courrier, par courriel ou par téléphone en s’adressant au secrétaire de la compagnie aux coordonnées suivantes :
Frédéric Cotnoir
Premier vice-président, Services corporatifs et juridiques, et secrétaire
Intact Corporation financière
2020, boul. Robert-Bourassa, 6e étage
Montréal (Québec) H3A 2A5
Courriel : corporate.secretary@intact.net
Téléphone : 514 985 7111, poste 83131, ou 1 888 221 7111 (sans frais en Amérique du Nord)
2.2 Direction
Les questions ou les préoccupations concernant les activités commerciales générales de la compagnie, les résultats financiers, l’orientation stratégique et autres questions similaires sont en général traitées par la direction.
Les actionnaires peuvent également exprimer leurs points de vue lors d’un vote individuel pour les administrateurs, d’un vote consultatif annuel sur la rémunération et d’autres questions soumises aux actionnaires pour approbation. Par ailleurs, les actionnaires peuvent soumettre des propositions d’actionnaires conformément aux règles et aux procédures applicables.
La direction s’efforce de répondre à la correspondance appropriée dans un délai raisonnable.
Les actionnaires et les autres parties prenantes de la compagnie peuvent communiquer avec la direction par courrier, par courriel ou par téléphone en s’adressant au Service des relations avec les investisseurs de la compagnie aux coordonnées suivantes :
Intact Corporation financière
Service des relations avec les investisseurs
700, avenue University, bureau 1500
Toronto (Ontario) M5G 0A1
Courriel : ir@intact.net
Téléphone : 416 941 5336 ou 1 866 778 0774 (sans frais en Amérique du Nord)
Le conseil et la direction reconnaissent que l’interaction avec les actionnaires est une pratique en évolution au Canada et mondialement et réviseront cette politique périodiquement pour s’assurer de son efficacité à atteindre ses objectifs.