Le conseil d’administration d’Intact Corporation financière
(le « conseil ») et la direction encouragent
l’interaction avec les actionnaires et croient en l’importance de
communiquer directement avec eux d’une façon
régulière et constructive afin de permettre et de favoriser un
dialogue ouvert et les échanges d’idées. Pour faciliter
une telle communication, la présente politique dresse les grandes
lignes sur la façon dont le conseil peut communiquer avec les
actionnaires et vice versa, ainsi que les méthodes d’interaction
entre la direction et les actionnaires.
-
Comment le conseil et la direction communiquent-ils avec
les actionnaires?
1.1 Le conseil
Intact Corporation financière (la
« société ») est déterminée
à interagir directement avec les actionnaires de façon
régulière et constructive pour leur permettre d’exprimer
leurs points de vue sur les questions de gouvernance au conseil à
d’autres occasions que lors des assemblées annuelles, ainsi que
pour les encourager à le faire. Par l’intermédiaire de la
circulaire de sollicitation de procurations de la direction, le conseil
communique annuellement de l’information sur lui-même et sur
chacun des administrateurs, ainsi que sur les pratiques de gouvernance
d’entreprise et de rémunération des membres de la haute
direction.
Le conseil encourage les actionnaires à participer à
l’assemblée annuelle de la société, car elle
fournit une excellente occasion de discuter de la société, de sa
gouvernance et d’autres questions importantes. Le conseil encourage
également les actionnaires à participer aux réunions
informelles qui se tiennent, au besoin, durant l’année.
Des renseignements détaillés sur le conseil, son mandat, ses
comités et leurs mandats, ainsi que sur les administrateurs se trouvent
sur le site Web de la société.
- 1.2 La direction
La direction communique avec les actionnaires de différentes
façons, la première étant par
l’intermédiaire de l’équipe Relations avec les
investisseurs, qui communique quotidiennement avec eux. D’autres moyens
de communication avec les actionnaires incluent le rapport annuel, la notice
annuelle, les rapports trimestriels, les téléconférences
sur les résultats trimestriels, le rapport sur la contribution à
la société d’Intact Corporation financière,
l’assemblée annuelle des actionnaires, les communiqués de
presse, le site Web, les présentations à des conférences
destinées aux investisseurs et à l’industrie de
l’assurance et autres réunions.
Les principaux porte-parole auprès des actionnaires et des
investisseurs sont :
- le chef de la direction;
-
le premier vice-président exécutif et chef des finances; et
- le vice-président, Relations avec les investisseurs.
Ceux-ci rencontrent régulièrement les représentants des
investisseurs pour discuter des résultats financiers et du rendement de
la société.
1.3 Diffusions en direct
La direction organise des webdiffusions en direct ainsi que des
téléconférences au sujet des résultats
trimestriels. Elles sont accessibles aux actionnaires et aux autres parties
intéressées et archivées sur le site Web de la
société pendant un an. L’assemblée annuelle des
actionnaires de la société est également diffusée
en direct sur le Web et les actionnaires ont la possibilité de
soumettre leurs questions.
2. Comment les actionnaires peuvent-ils communiquer avec le conseil et la direction?
2.1 Le conseil
Entre les assemblées annuelles, la société soutient un
processus ouvert et transparent permettant aux actionnaires de communiquer
avec le conseil, y compris avec les présidents des comités du
conseil, par l’entremise du bureau du secrétaire de la
société.
Le conseil encourage les actionnaires à être précis dans
leurs communications de sorte qu’elles soient acheminées aux
personnes concernées et traitées de manière efficiente et
efficace.
Le conseil a désigné le secrétaire comme responsable de
la réception et de l’examen des communications et des demandes de
réunion présentées aux administrateurs. Le
secrétaire détermine si la communication reçue doit
être acheminée au conseil ou traitée par la direction.
Le conseil a le droit de refuser une demande de réunion pour toute
raison qu’il juge suffisante, y compris lorsque les sujets
proposés ne sont pas appropriés et afin de limiter le nombre de
telles demandes de réunions à un niveau raisonnable et de les
prioriser en fonction des intérêts de tous les actionnaires. Le
président du conseil déterminera quels administrateurs
assisteront à de telles réunions. Les sujets sur lesquels il
convient pour le conseil de se pencher et de communiquer avec les actionnaires
comprennent :
- la structure, la composition et le rendement du conseil;
- le rendement du chef de la direction;
- la rémunération de la haute direction;
- la planification de la relève;
-
l’engagement des employés et la fidélisation des
talents;
- la diversité et l’inclusion;
- la stratégie de transition climatique;
-
les pratiques de gouvernance d’entreprise et de divulgation
d’information;
- la surveillance des risques, y compris les risques ESG;
- la stratégie d’allocation du capital;
- les décisions stratégiques importantes; et
- le rendement global de la société.
Si la direction reçoit une question dont le conseil devrait être
au fait, l’information est transmise au secrétaire pour examen
avant d’être communiquée au conseil.
Le conseil s’efforce de répondre à toute correspondance
appropriée dans un délai raisonnable. Tous les trimestres, le
secrétaire rend compte au comité de révision de
conformité et de gouvernance d’entreprise de toutes les
communications acheminées au conseil et analyse toutes les
réponses concernant les questions de gouvernance d’entreprise.
Les actionnaires et les autres parties prenantes de la société
peuvent communiquer avec le conseil par courrier, par courriel ou par
téléphone en s’adressant au secrétaire de la
société aux coordonnées suivantes :
Frédéric Cotnoir
Premier vice-président exécutif et chef des affaires
juridiques
Intact Corporation financière
2020, boul. Robert-Bourassa, 6e étage
Montréal (Québec) H3A 2A5
Courriel : corporate.secretary@intact.net
Téléphone : 514 985 7111, poste 83131, ou
1 888 221 7111 (sans frais en Amérique du Nord)
2.2 Direction
Les questions ou les préoccupations concernant les activités
commerciales générales de la société, les
résultats financiers, l’orientation stratégique et autres
questions similaires sont en général traitées par la
direction.
Les actionnaires peuvent également exprimer leurs points de vue lors
d’un vote individuel pour les administrateurs, d’un vote
consultatif annuel sur la rémunération et d’autres
questions soumises aux actionnaires pour approbation. Par ailleurs, les
actionnaires peuvent soumettre des propositions d’actionnaires
conformément aux règles et aux procédures applicables.
La direction s’efforce de répondre à la correspondance
appropriée dans un délai raisonnable.
Les actionnaires et les autres parties prenantes de la société
peuvent communiquer avec la direction par courrier, par courriel ou par
téléphone en s’adressant au Service des relations avec les
investisseurs de la société aux coordonnées
suivantes :
Intact Corporation financière
Service des relations avec les investisseurs
700 University Avenue, bureau 1500
Toronto (Ontario) M5G 0A1
Courriel : ir@intact.net
Téléphone : 416 341-1464, poste 41004 ou
1 888 221-7111 (sans frais en Amérique du Nord)
Le conseil et la direction reconnaissent que l’interaction avec les
actionnaires est une pratique en évolution au Canada et mondialement et
réviseront cette politique périodiquement pour s’assurer
de son efficacité à atteindre ses objectifs.
Un exemplaire de cette politique est accessible sur le site Web de la
société.